Büro Yönetimi ve Sekreterlik

Sekreterim, benim alternatifim olmalı,
Zekası,bilgisi,çabukluğu ve temsil gücüyle beni aratmamalı,
Ben yokken benim yerime "o"var,diyebileceğim tek insan olmalı...
Öğr.Gör.Gülbin GÖRAL

Sekreterlik mesleği ile ilgili olarak, 1980-1981’den sonra YAYKUR bünyesinde Meslek Yüksekokullarında Sekreterlik bölümleri açılmaya başlamıştır. 1982’den itibaren değinilen yüksekokullar üniversitelerin bünyesine alınarak ön-lisans düzeyinde yükseköğretim verilmeye başlanmıştır. Bugün çeşitli üniversitelerde 100’ün üzerinde BYS programı mevcuttur ve bu programların sayısı artmaya devam etmektedir. Öte yandan 1993-94 ders yılından bu yana Anadolu Üniversitesi Açık öğretim Fakültesi BYS programı da eğitim öğretimi sürdürmektedir.Gazi Üniversitesi’nde 4 yıllık “Büro Yönetimi Öğretmenliği” bölümü vardır. Bunun yanı sıra çeşitli üniversitelerde Sağlık Meslek Yüksekokulları’nın “Tıbbi Dokümantasyon ve Sekreterlik Programları” da mevcuttur.

Gelişen ve değişen örgütlerin yapılarında uzmanlık aranmaya başlandığı için sekreterlik mesleğinde de uzmanlığa yönelme olmuş ve yönetici sekreterliği ön plana çıkmıştır. Klasik sekreterlik sürecinde sekreterler; emek isçisidir, sözlü ve yazılı iletişimi sağlar, kurallara bağlı hareket eder ve zaman kullanma becerisi vardır. Profesyonel yönetici sekreterliğinde ise sekreterler; bilgi işçisidir, interaktif iletişim kurar, koşullara göre hareket eder ve zamanı değerlendirme becerisi vardır. Yani sekreterler klasik sekreterlik görevini yerine getiren biri olmaktan uzaklaşarak daha çok işleri eş güdümleyen ve bilgiyi isleyip danışmanlık rolünü yerine getiren profesyonel çalışanlar haline gelmişlerdir. (Birol, 2000:16)

Sekreter; büro islerine hâkim, direkt denetim olmaksızın sorumluluk alma yeteneğine sahip, teşebbüs ve karar verme islerini yapan ve ilgili otoritenin izniyle karar alan yetkili yardımcısıdır. Sekreter; büro yeterliklerinin üstünlüklerine sahip,doğrudan emir almadan sorumluluk alabilme yeteneği gösteren, alınana karar ve sorumlulukları uyguladığı gibi kendisine verilen sınırlar içinde kararlar verebilen yönetici yardımcısıdır.(Uygur ve Koç, 2003:1)

Genel olarak sekreterlik çeşitlerine bakıldığında; büro hizmetleri sekreteri, yönetici sekreteri, üst düzey yönetici sekreteri, departman yöneticisi sekreteri, yönetim kurulu sekreteri(Raportör sekreter), meslek sekreterliği, (Tıp, ticaret, hukuk, emlak, muhasebe ve finans,
basın, teknik), yönetici asistanı ve ilişki uzmanı olarak çeşitlendirmek mümkündür.Mesleki eğitim, kalkınmanın hızlanması,istihdamın artırılması ve Türkiye’nin rekabet gücünün yükselebilmesi yönünden büyük bir öneme sahiptir. Her işin bir uzmanlık dalı olduğu kabul edilirse, sekreterlerinde kendi alanlarında başarılı olabilmesi için mutlaka sekreterlik eğitimi almaları gerekmektedir.

BYS eğitimi almamış ancak bu görevi sürdürenler kendilerini geliştirmek, işlerinde pratiklik ve bilgi kazanmak, mesleğe yabancı kalmamak için çeşitli kamu ve özel kuruluşların düzenlediği sertifika programlarına da katılmaktadır. Ancak tüm bu eğitim programlarına rağmen sekreterlik alanında ciddi bir kalifiye eleman açığı vardır ve bu açığı kapatmak için Sekreterlik e-sertifika programını hayata geçirmek gerekmektedir.

AB sürecinde örgütlerin çalıştıracakları tüm elemanları ilgili konuda eğitim alanlar içinden seçme ya da halen çalışan kalifiye olmayan elemanlarını eğitme zorunluluğunun doğduğu günümüzde e-sertifika eğitim programları önemli bir eğitim açığını kapatabilecektir. Böylelikle BYS eğitimi almış ve kendilerini geliştirmek isteyen,çalışanlar,sekreterlik eğitimi almamış ancak halen sekreterlik yapan çalışanlar; eğitimlerini mesai saatleri içinde (işini ve sorumluluklarını aksatmadan) bilgi, beceri, davranış geliştirme olanağını zaman ve mekân bağımlılığından kurtularak gerçekleştirebileceklerdir.


Öğr.Gör.Doğan GÜRDAL